Langkah-langkah yang Diperlukan Dalam Pengorganisasian

Langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian yang biasa diikuti oleh semua tingkat menejemen adalah sebagai berikut:

1. Penetapan dan Pengimbangan Aktivitas

Yang dimaksud dengan langkah ini pada hakikatnya adalah merupakan pembagian, penggolongan,dan penyusunan aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan, sehingga menjadi kelompok-kelompok yang teratur berdasarkan kesamaan sifat dalam pelaksanaan.

Misalnya, kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah produksi digolongkan menjadi unit produksi, yang berkenaan dengan masalah uang digolongkan menjadi unit keuangan, yang mengenai pelayanan warkat ke dalam unit tata usaha dan seterusnya.

2. Penyusunan Organ atau Wadah

Dengan berpedoman pada langkah yang petama, langkah ini dimaksudkan untuk membuat organ atau wadah yang diperlukan untuk mewadahi segenap kegiatan yang telah tersusun. Di samping harus berpedoman pada hasil langkah pertama, pembentukan wadah ini hendaknya berpangkal juga pada sesuatu ide, yaitu sesuatu cita dan aspirasi seta hasrat pada sesuatu bentuk struktur organisasi yang dikehendaki. Atau dengan kata lain, pembentukan wadah ini hendaknya berpangkal juga pada ideal tipe suatu bentuk struktur organisasi.

3. Mengisi Organ dengan Tugas, Kekuasaan, Wewenang dan Tanggung Jawab

Yang dimaksud dengan langkah ini adalah memasukkan kegiatan yang telah tersusun, ke dalam organ yang telah dibentuk. Dalam pengisian tugas, harus juga dilengkapi dengan wewenang dan tanggung jawab yang sepadan. Dalam arti pejabat yang diserahi tugas harus diberi wewenang pula untuk mengambil tindakan-tingakan yang diperlukan, agar tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik.

Penyerahan tugas dan wewenang berarti penyerahan tanggung jawab, maka berarti ada keharusan untuk melaksanakan dengan selayaknya segala sesuatu yang telah diserahkan. Akhirnya mudahlah bagi pimpinan untuk minta petanggungjawaban sehubungan dengan pelaksanaan tugasnya. 

4. Menghubung-hubungkan Organ Satu dengan yang Lain dengan Garis Wewenang dan Tanggung Jawab

Dari hasil langkah pertama, kedua, dan ketiga dapat terlihat gambaran visual kotak-kotak organ yang telah berisi tugas, wewenang, dan tanggung jawab, maka selanjutnya kotak-kotak organ itu perlu dihubung-hubungkan. Jadi langkah ini adalah suatu aktivita untuk menentukan hubungan kekuasaan dan tanggung] awab berdasarkan atas wewenang formal. Manifestasi dai hasil langkah ini adalah garis-garis hubungan kekuasaaan yang bersifat formal.

5. Melengkapi Organ dengan Alat Perlengkapan yang Diperlukan

Alat dan atau perlengkapan bukanlah harus baik, karena mempunyai nilai atau harga yang tinggi. Tetapi yang diperlukan adalah alat yang tepat dipakai, karena sesuai dengan corak pekerjaan.

6. Penempatan Orang yang Tepat Pada Masing-masing Organ

Dengan berakhirnya kelima langkah tersebut di atas, berbagai aktivitas organisasi telah tersusun. Berbagai pekerjaan yang harus dilaksanakan antar individu, antar unit sudah dialokasikan, lengkap beserta alat perlengkapan yang dibutuhkan. Dengan langkah di atas, pula otoitas dan tanggung jawab untuk masing-masing individu dan komponen-komponen kerja telah disiapkan untuk didelegasikan.

Maka untuk dapat digerakkan, masih diperlukan satu langkah lagi, yaitu penempatan orang atau tenaga kerja yang diperlukan pada masing-masing organ. Orang-orang ini nanti yang akan menerima pendelegasian atau pelimpahan wewenang. Untuk aktivitas penempatan orang ini biasanya menganut asas "The right man in the right place".

7. Membuat Bagan Organisasi

Langkah yang terakhir ini dimaksudkan untuk melukiskan atau menggambarkan struktur organisasi di atas kertas, atau membuat bagan organisasi. Yaitu suatu gambar yang melukiskan secara skematis dai susunan tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab serta hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi.

Sumber:

Dr. Hery Sawiji, M.Pd. dalam bukunya Fungsi Manajemen

Bagikan ke yang lain: Facebook Twitter Google+

Artikel Terkait: