Terdapat 7 (tujuh) asas
pokok yang harus diperhatikan oleh setiap organisasi. Tujuh asas pokok tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Perumusan Tujuan dengan Jelas
Sesuatu yang hendak dicapai oleh organisasi
hendaknya dirumuskan dengan
jelas, dan difahami oleh setiap anggota dan atau orang di dalam organisasi.
Sehingga dengan demikian di samping dapat menjiwai setiap orang dalam
melaksankan tugas, publik intern itu mungkin dapat menyumbangkan idenya, kreasinya terhadap tindakan atau
langkah yang diambil.
Yang selanjutnya akan menambah keyakinan, memberi motivasi dalam menjalankan tugas. Karena mereka
diikutsertakan, diberi
wewenang, dan mereka merasa mempunyai peranan, maka akan selalu tergugah
hatinya untuk dapat mempertanggungjawabkan tugas yang dilimpahkan dengan sebaik
mungkin.
2. Pembagian Tugas Pekerjaan
Jikalau dikaji kembali tentang definisi organisasi, maka akan kita jumpai
salah satu unsurnya ialah adanya dua orang atau lebih yang bersepakat untuk
mengadakan kerjasama, untuk mencapai tujuan yang mereka kehendaki bersama.
Maka agar mereka dapat melakukan kegiatan dengan
baik, dalam arti juga untuk meringankan beban masing-masing pihak, maka perlu
diadakan pembagian tugas pekerjaan. Baik pembagian tugas ke dalam satuan-satuan
organisasi, ke dalam sub-sub unit, atau sampai ke dalam satuan-satuan pelaksana
(operating unit).
Sehingga di dalam organisasi akan terdapat satuan-satuan
organisasi dengan pejabat, tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan
satu sama lain, yang masing-masing pejabat mempunyai peranan tertentu dalam
lingkungan kesatuan yang utuh. Tetapi tidak merupakan pengkotakan tugas dan tanggung
jawab.
Jadi dengan singkat dapat dikatakan, bahwa
pembagian tugas pekerjaan adalah aktivita untuk membagi-bagi tugas pekerjaan,
ke dalam satuan-satuan tertentu atau ke dalam bagian-bagian yang khusus. Dan
karena organisasi dalam arti filosofis adalah manifestasi kemampuan manusia untuk bekerja secara
kooperatif, maka tugas-tugas yang terdapat di dalam organisasi harus
dibagi-bagi sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat orang-orang di dalam
organisasi.
3. Delegasi Kekuasaan
Adalah penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan
yang diperlukan, dari pejabat
yang lebih tinggi tingkatannya kepada pejabat yang lebih rendah, atau dari pejabat yang satu kepada yang lain yang
sederajat dalam suatu organisasi.
Sebagai contoh A diberi tugas membersihkan ruang X yang jam kerja
dimulai pukul 08.00. Sebagai petugas yang bertanggung jawab bersihnya ruang X
tersebut, A harus diberi kekuasaan
membawa kunci masuk kantor X. Sehingga dapat dengan leluasa membersihkan ruang
X sebelum jam 08.00, dengan tanpa mengganggu pegawai kantor X yang bekerja.
 |
| Ilustrasi Organisasi via actionco.fr |
Pelimpahan kekuasaan ini perlu dilaksanakan, mengingat
bahwa kemampuan seseorang itu terbatas. Dalam arti bahwa dengan predikatnya
seseorang mungkin tidak mampu untuk mengetahui semua hal dalam organisasi
sampai hal yang sekecil-kecilnya. Lebih-lebih kalau organisasi itu sudah sedemikian besarnya dan kompleks
tugas-tugas yang harus dilaksanakan guna merealisir tujuan.
Dengan contoh di atas menunjukkan bahwa delegasi
kekuasaan adalah suatu asas yang esensiil, agar organisasi lancar jalannya.
Kemudian dari pada itu, hendaknya dalam memberikan tugas disertakan juga
kekuasaan atau batas-batas kewenangan yang sepadan dengan fungsi dan tanggung
jawab yan akan diberikan.
4. Rentangan Kekuasaan
Sebagaimana telah kita ketahui, bahwa di dalam
organisasi terdapat beberapa orang yang mempunyai predikat pimpinan. Baik
pimpinan tingkat atas, tingkat menengah, ataupun tingkat bawah. Mereka
dikatakan pimpinan, praktis mereka ini mempunyai bawaha. Asas yang berkenaan
dengan penentuan jumlah bawahan atau tanggung jawab yang harus berada di bawah
pengawasan seseorang pejabat termasuk dalam pengertian rentangan kekuasaan.
Menentukan jumlah orang atau jenis tanggung jawab yang
tepat yang harus berada di bawah pengawasan seseorang pejabat supaya dapat
dipimpin dengan baik, adalah merupakan suatumasalah yang sulit dan harus
dipecahkan dalam organisasi.
5. Tingkatan Tata Jenjang
Adalah jumlah tingkatan menurut kedudukan dari atas ke
bawah, yang tiap-tiap tingkatan terdapat pejabat dengan tugas, wewenang dan
tanggung jawab tertentu. Untuk menentukan jumlah tingkatan atau hirarki,
hendaknya diperhatikan benar-benar akan corak dari pada pekerjaan.
Dan hendaknya diusahakan jenjang organisasi sependek
mungkin, sehingga dengan demikian besar kemungkinan akan mengurangi hambatan
dalam proses penyaluran kekuasaan dan tanggung jawab. Suatu fakta menunjukkan,
bahwa semakin banyak jenjang berarti semakin banyak pula kemungkinan hambatan
penyaluran setiap kebijaksanaan. Jenjang atau hirarki ini sangat erat sekali
hubungannya dengan rentangan kekuasaan.
6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya, bahwa di
dalam organisasi pasti kita jumpai adanya satuan-satuan tugas yang harus
dilaksanakan oleh pelaksana. Oleh karenanya, setiap pelaksana hendaknya hanya
menerima perintah dan tanggung jawab dari atasan, dan dilaksanakan dengan
menggunakan saluran komunikasi yang tegas.
Maksudnya agar semua pertugas dapat mengetahui dari
siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia harus mempertanggungjawabkan
hasil kerjanya. Disamping itu asas ini dapat menghindarkan kemungkinan adanya
kekembaran dan atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan, yang disebabkan
karena adanya bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.
7. Koordinasi
Adalah suatu kondisi dimana terkandung aspek-aspek
tidak terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja,
sebagai akibat dari pada pekerjaan
menghubug-hubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan
pekerjaannya dalam suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang
telah ditentukan.
Aktivia manajemen yang berupa menghubung-hubungkan,
menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya, sehingga
kesemuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan
disebut dengan istilah pengkoordinasian (coordinating).
Karena untuk menciptakan hubungan yang harmonis atau
koordinasi itu melalui integrasi, simplifikasi dan sinkronisasi, maka asas yang
ke 7 dari oeganisasi ini lazim juga disebut KIIS (Koordinasi Integrasi
Simplifikasi Sinkronisasi). Ke 7 asas organisasi sebagaimana dikemukakan
diatas, dapat dipandang sebagai “Zine Que Non” untuk membina dan
menjaga kelestarian organisasi
Sumber:
Dr. Hery Sawiji, M.Pd. dalam bukunya Fungsi Manajemen.
