Langkah-langkah yang
diperlukan dalam pengorganisasian yang biasa diikuti
oleh semua tingkat menejemen adalah sebagai berikut:
1. Penetapan dan
Pengimbangan Aktivitas
Yang dimaksud dengan langkah ini pada hakikatnya adalah merupakan pembagian, penggolongan,dan penyusunan aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan, sehingga menjadi kelompok-kelompok yang teratur berdasarkan kesamaan sifat dalam pelaksanaan.
Misalnya, kegiatan-kegiatan
yang berkenaan dengan masalah produksi digolongkan menjadi unit produksi, yang
berkenaan dengan masalah uang digolongkan menjadi unit
keuangan, yang mengenai pelayanan warkat ke dalam unit
tata usaha dan seterusnya.
2. Penyusunan Organ atau Wadah
Dengan berpedoman pada langkah yang petama, langkah ini dimaksudkan untuk membuat organ atau wadah yang diperlukan untuk mewadahi segenap kegiatan yang telah tersusun. Di samping harus berpedoman pada hasil langkah pertama, pembentukan wadah ini hendaknya berpangkal juga pada sesuatu ide, yaitu sesuatu cita dan
aspirasi seta hasrat pada sesuatu bentuk struktur organisasi yang dikehendaki.
Atau dengan kata lain, pembentukan wadah ini hendaknya
berpangkal juga pada ideal tipe suatu bentuk struktur organisasi.
3. Mengisi Organ dengan Tugas,
Kekuasaan, Wewenang dan Tanggung Jawab
Yang dimaksud dengan langkah ini adalah
memasukkan kegiatan yang telah tersusun, ke dalam organ yang
telah dibentuk. Dalam pengisian tugas, harus juga
dilengkapi dengan wewenang dan tanggung jawab yang
sepadan. Dalam arti pejabat yang diserahi tugas harus diberi
wewenang pula untuk mengambil tindakan-tingakan yang
diperlukan, agar tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik.
Penyerahan tugas dan wewenang berarti penyerahan tanggung jawab, maka berarti ada keharusan untuk melaksanakan dengan selayaknya segala sesuatu yang telah diserahkan. Akhirnya mudahlah bagi pimpinan untuk minta petanggungjawaban sehubungan dengan pelaksanaan tugasnya.
4. Menghubung-hubungkan Organ Satu dengan
yang Lain dengan Garis Wewenang dan Tanggung Jawab
Dari hasil langkah pertama, kedua, dan ketiga dapat terlihat gambaran visual kotak-kotak organ yang telah berisi tugas, wewenang, dan tanggung jawab, maka selanjutnya kotak-kotak organ itu perlu dihubung-hubungkan.
Jadi langkah ini adalah suatu aktivita untuk menentukan hubungan kekuasaan dan tanggung] awab berdasarkan atas wewenang formal. Manifestasi dai hasil langkah ini adalah garis-garis
hubungan kekuasaaan yang bersifat formal.
5. Melengkapi Organ dengan Alat Perlengkapan yang Diperlukan
Alat dan atau perlengkapan bukanlah harus
baik, karena mempunyai nilai atau harga yang tinggi. Tetapi
yang diperlukan adalah alat yang tepat dipakai, karena sesuai dengan corak pekerjaan.
6. Penempatan Orang yang Tepat Pada Masing-masing
Organ
Dengan berakhirnya kelima langkah
tersebut di atas, berbagai aktivitas organisasi telah
tersusun. Berbagai pekerjaan yang harus dilaksanakan antar
individu, antar unit sudah dialokasikan, lengkap beserta
alat perlengkapan yang dibutuhkan. Dengan langkah di atas, pula
otoitas dan tanggung jawab untuk masing-masing individu dan
komponen-komponen kerja telah disiapkan
untuk didelegasikan.
Maka untuk dapat digerakkan, masih diperlukan satu langkah lagi, yaitu penempatan orang atau tenaga kerja yang diperlukan pada masing-masing organ. Orang-orang ini nanti yang akan menerima pendelegasian atau pelimpahan wewenang. Untuk aktivitas penempatan orang ini biasanya menganut asas "The right man in the right place".
7. Membuat Bagan Organisasi
Langkah yang terakhir ini dimaksudkan untuk melukiskan atau menggambarkan struktur organisasi di atas kertas, atau membuat bagan organisasi. Yaitu suatu gambar yang melukiskan secara skematis dai susunan tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab serta hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi.
Sumber:
Dr. Hery Sawiji, M.Pd. dalam bukunya
Fungsi Manajemen